Архивная опись виды и функции

Тема. Назначение и функции НСА к документам АФ РФ

Научно-справочный аппарат к документам архива включает в себя комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем о составе и содержании документов, создаваемый на единых научно-методических основах для поиска архивных документов и архивной информации в целях их эффективного использования.

Работа по созданию научно-справочного аппарата к архивным документам представляет вид научного труда, архивная опись виды и функции наобеспечение организаций и лиц

Архивные справочники предназначены для поиска информации об архивных фондах и архивных документах.

Они могут быть:

  • межархивными (Росархив – архивы);

  • внутриархивными (архив – фонд);

  • межфондовыми (фонд – дело);

  • внутрифондовыми (дело – документ).

Заложенная в основу создания научно-справочного аппарата документная информация, сведения, содержащиеся в документе, имеют два уровня.

Первичная документная информация содержится непосредственно в архивных документах.

Вторичная документная информация, информация об информации, находится в различных сообщениях о документах, состоящих из описаний, специальных шифров и кодов.

В совокупности они составляют архивная опись виды и функции информационную среду.

Архивные справочники могут быть обязательными – опись, каталог и дополнительными – указатели, обзоры.

Основой научно-справочного аппарата является архивная опись документов. Остальные архивные справочники формируются на ее основе и зависят от конкретных условий работы архива и специфики хранящихся в нем документов.

Традиционно они подразделяются на учетно-контрольные, рассмотренные в разделе «Учет документов в архивах», информационно-поисковые, рассматриваемые в данном разделе, входящие в научно-справочный аппарат архива.

Некоторые из них, например опись, являются универсальными архивными справочниками.

Принципы построения научно-справочного аппарата:

  • взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных справочников, описывающих первичную ретроспективную документную информацию на разных уровнях;

  • неповторяемость и недублированность информации различных видов справочников;

  • преемственность научно-справочного аппарата ведомственных, государственных, муниципальных архивов;

  • единство методики создания научно-справочного аппарата и обеспечение унификации методики составления каждого вида справочника;

  • применение архивных справочников ко всем видам документов при конкретных и четких функциях каждого справочника.

Архивные справочники могут структурироваться горизонтально и вертикально.

Горизонтальная функциональная структура предполагает справочники, раскрывающие учет информационно-поисковые системы. Вертикальная структура по соподчиненности выделяет комплексы архивных документов Архивного фонда РФ, сети архивов, конкретного архива, фонда, дела.

Структура архивных справочников:

  • Архивный фонд РФ;

  • Центральный фондовый каталог Росархива;

  • справочники и указатели общероссийского значения;

  • сеть архивов;

  • фондовые каталоги, объединяющие сведения ряда архивов;

  • путеводители и указатели межархивного значения;

  • архив;

  • путеводитель или краткий справочник;

  • книга поступлений;

  • список фондов;

  • листы фондов;

  • описи;

  • каталоги;

  • тематические обзоры;

  • указатели;

  • паспорт архива.

Справочники фонда:

  • лист фонда;

  • опись;

  • обзор фонда;

  • архивная опись виды и функции указатели;

  • тематические путеводители;

  • тематические и фондовые обзоры;

  • внутренняя опись дела;

  • аннотация;

  • заверительная надпись.

Основные архивные справочники:

  • опись;

  • каталог;

  • путеводитель;

  • обзор документов;

  • архивный указатель;

  • историческая справка.

Контрольные вопросы:

  1. Что является системой научно-справочного аппарата (НСА)?

  2. Назовите принципы построения (НСА).

  3. Какие виды справочников в архивном фонде РФ?

Практическое задание:

  1. Составьте вертикальный и горизонтальный уровни архивная опись виды и функции 16.

    Описи дел, их назначение и виды

    Архивная опись – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень архивная опись виды и функции хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия их содержания.

    Функции описи:

    • информационная, раскрывающая состав и содержание документов;

    • учетная, учитывающая количество дел внутри фонда;

    • классификационная, закрепляющая систематизацию дел внутри фонда в соответствии со структурой фондообразователя или основными направлениями и вопросами его деятельности.

    Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя, справочного аппарата.

    Объектом описания является единица хранения.

    Описи составляются:

    • на дела постоянного хранения;

    • дела временного (свыше 10 лет) хранения;

    • дела личного состава;

    • документы на спецносителях;

    • входящие в архив ведомственные и служебные издания.

    При составлении архивная опись виды и функции первичным документом является делопроизводственная номенклатура дел.

    Пред составлением описи необходимо проверить соответствие заголовка дела по номенклатуре находящимся в нем документам, правильность оформления дела, правильность оформления документов деле.

    Правила (основные требования) оформления описи:

    • нумерацию единиц хранения в описи производят по систематизации дел, при этом, в случае многотомности дел, каждое дело или его том заносится в архивная опись виды и функции собственным номером единицы хранения;

    • систематизация единиц хранения в описи должна соответствовать систематизации дел в номенклатуре;

    • описательные статьи описи заполняются в точном соответствии с архивная опись виды и функции включаемых в нее дел;

    • на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью даже в случае продолжения однородного названия дела;

    • графа описи «примечание» используется для отметки о выбытии или физическом состоянии дела;

    • опись в архиве организации составляется на основе описей структурных подразделений учреждения в соответствии с их значимостью на основе систематизационной структуры единого фонда учреждения;

    • документы за ряд лет, включенные в одно дело, заносятся в опись по дате заведения дела;

    • нумерация дел по описи не должна превышать четырехзначной цифры, крайний номер – 9999;

    • систематизация дел в описи предпочтительно по хронологии, а внутри ее по структуре учреждения;

    • каждая законченная опись получает свой номер по листу фонда и реестру описей;

    • при составлении описи учреждения на основании описей его структурных подразделений оформляются: 2 экземпляра описи структурного подразделения, 4 экземпляра годовой сводной описи, составляемой в архиве организации, 2 экземпляра описи долговременного (свыше 20 лет) хранения, 3 экземпляра описи личного состава;

    • при составлении описи личного архивная опись виды и функции (л/с) документы в ней располагаются в следующей последовательности: сначала идут приказы по л/с, затем – архивная опись виды и функции л/с, далее следуют карточки учета л/с, формы Т-2, личные дела, лицевые счета и расчетные ведомости по зарплате, трудовые книжки, акты о несчастных случаях;

    • личные дела систематизируются по алфавиту и заносятся в опись по году увольнения владельца;

    • описи постоянного, долговременного хранения и поличному составу хранятся раздельно в соответствии со своими номерами.

    Структура составления описи учреждения:

    • годовая структурная опись составляется с в структурном подразделении;

    • годовая сводная опись составляется ведомственным архивом;

    • на ее основе в госархиве после передачи туда документов и описи составляется сводная опись учреждения – раздельно постоянного хранения и личного состава.

    Опись содержит:

    • титульный лист;

    • оглавление;

    • предисловие;

    • собственную опись;

    • список сокращений;

    • указатели;

    • переводные таблицы;

    • библиографию;

    • терминологический словарь;

    • лист-заверитель.

    Титульный лист состоит из полного названия архива, названия фондообразователя, названия фонда, номеров фонда, описи, названия описи, крайних дат внесенных в опись документов.

    В оглавлении перечисляются разделы описи с указанием их листов по валовой нумерации.

    В предисловии сообщаются сведения о фондообразователе, фонде, приводится аннотация состава и содержания его документов, состав справочного аппарата к описи.

    Основной текст описи содержит ее описательная статья.

    В ней указываются порядковый номер единицы архивная опись виды и функции, единицы учета, делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер, заголовок единицы хранения, единицы учета, крайние даты документов, количество листов в единице хранения, язык, подлинность/копийность, способ воспроизведения, степень сохранности документов, внешние особенности. При наличии особо ценных документов возможно ведение в описательную статью их аннотаций.

    Список сокращений вводится в случае наличия в описи специфических, присущих только конкретному учреждению, сокращений слов и терминов.

    Указатели раскрывают предметные понятия описи с необходимыми пояснениями и указанием единиц хранения.

    архивная опись виды и функции

    Возможны предметный, именной, географический, хронологический, другие указатели. В зависимости от необходимости они могут быть глухие или аннотированные.

    Переводные таблицы используются при переработке описи для перевода новых номеров единиц хранения на старые. В них параллельно указываются номера новой и старой описи, облегчая тем самым работу с новой описью.

    Библиография определяет степень использования документов фонда, сообщая сведения об их публикации, упоминании их в печатных и непечатных материалах, в том числе научно-справочном аппарате.

    Терминологический словарь вводится в случае специальных для фондообразователя терминов, упоминающихся в описи содержащихся в ней документах.

    Лист-заверитель сообщает суммарные сведения описи, число ее пронумерованных архивная опись виды и функции, количество находящихся в ней единиц хранения, от первого до последнего их номера, изменения в составе описи.

    Лист-заверитель подписывается составителем описи. При внутренних изменениях в архивная опись виды и функции он фиксирует эти изменения.

    Контрольные вопросы:

    1. Дайте определение архивной описи.

    2. Назовите виды архивных описей.

    3. Правила составления описи дел постоянного хранения.

    Практические задания:

    1. Составьте опись дел по личному составу, используя документы организации.

    2. Составьте внутреннюю опись личного дела.

    3. Составьте лист-заверитель дела.

    Тема 17.

    Каталога государственных архивов,

Страницы: архивная опись виды и функции следующая →

12Смотреть все



Похожие страницы:

  1. Учет документов

    Реферат >> Промышленность, производство

    . и элементов системы НСААФРФ на различных уровнях организации документов: архив - фонд .

    и подчиненность учреждения - фондообразователя; функции, масштаб деятельности, структуру учреждения - .зависящих от целевого назначения данного вида справочника.

    .

  2. Научно-справочный аппарат (1)

    Реферат >> Промышленность, производство

    .в системе НСА каждый справочник имеет свое назначение, специфику, дополняет .

    аппарата (НСА) к документам Архивного фонда Российской Федерации (АФРФ).В эти .что ряд учетных документов выполняют функцииНСА -непосредственно или в пересистематизированном .

  3. Автоматизация информационной деятельности научно-справочного аппарата

    Реферат >> Промышленность, производство

    .

    и элементов системы НСААФРФ на различных уровнях организации документов: архив — . поисковых данных. В зависимости от назначения указателя рубрика может быть: . и многоаспектного поиска архивных документов. Функции научно-справочного аппарата выполняются .

Хочу больше похожих работ.

Источник: http://works.doklad.ru/view/vF0mcyN8AIM.html

Copyright © 2018 littlemp3.ru.